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Was bedeutet Onboarding und was sind allgemeine Ziele?

Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag und die ersten Wochen danach sind ausschlaggebend für den neuen Mitarbeiter, aber auch für das Unternehmen, unabhängig davon, ob es bei der Einstellung bleibt oder nicht. Zur Vermeidung unnötiger Kosten und um neue Mitarbeiter zu Bestleistungen zu motivieren, sollte die Einarbeitung schnellstmöglich und effizient erfolgen. Deshalb ist es wichtig, das sogenannte Onboarding (an Bord nehmen) gut vorzubereiten. Es sollte nicht nur um reibungslose Prozesse gehen, sondern auch darum, das Team und die Unternehmenskultur besser kennenzulernen.
 

Der neue Arbeitsplatz 

Zum Onboarding gehören auch Vorbereitungen, wie den Arbeitsplatz und die benötigte Technik einzurichten, damit uneingeschränktes Arbeiten bereits am ersten Arbeitstag möglich ist. Das gibt neuen Mitarbeitern das Gefühl, willkommen zu sein und respektiert zu werden. Ein frischer Blumenstrauß als persönliches Geschenk auf dem Schreibtisch bringt Freude und motiviert zusätzlich. Sehr effizient und um die Einarbeitung zu beschleunigen, ist auch der Einsatz eines persönlichen Tutors, der die/den Neue/n in Empfang nimmt und betreut. Es sollte eine Person sein, die ihre Aufgaben kennt, Zeit für die Betreuung hat und entsprechend geschult ist.
 

Das Kennenlernen am ersten Arbeitstag 

Der Rundgang durch das Unternehmen, um die wichtigsten Mitarbeiter und Räumlichkeiten kennenzulernen sollte auf jeden Fall am ersten Arbeitstag erfolgen. Einen noch besseren Eindruck macht es, wenn der Bewerber die Führung bereits während des Recruitings, beim zweiten Kennenlernen erhält und am ersten Arbeitstag eine Wiederholung stattfindet. Doppelt hält besser.

Alternativ ist es empfehlenswert, wenn sich alle Ansprechpartner und Kollegen, die nicht vor Ort sind oder keine Zeit haben, digital vorstellen. Das funktioniert am besten mit einem Video-Call oder vorbereiteten Video, das für das Onboarding aufgenommen wurde. Für Fragen kann der/die Neue/r persönlichen Kontakt mit den einzelnen Personen aufnehmen.
 

Onboarding per Video

Es ist zeitaufwendig, wenn neue Mitarbeiter*innen mit Informationen in Form von Texten, Links, Channels und Ordnern überhäuft werden, die sie durcharbeiten müssen, um sich selbstständig einzuarbeiten. Eine unkompliziertere und zeitgemäßere Alternative sind Videos. Professionell umgesetzt wirken diese auf neue Mitarbeiter beeindruckend und geben Sicherheit bei der Einarbeitung, denn sie sind immer wieder abrufbar.

Relevante Informationen sollten nicht in Form von langen Präsentationen vermittelt werden. Eine Videoproduktion mit kurzen, aussagekräftigen und interessanten Clips erfüllt effektiv ihren Zweck, indem sie das Unternehmen präsentiert, Fragen beantwortet und den Neuen ihre Kollegen vorstellt.
 

Welche Onboarding-Videoarten gibt es?

Erklärfilme

Erklärvideos sind Kurzfilme, die Sachverhalten und Zusammenhänge einfach erklären und visualisieren. Sie helfen neuen Mitarbeitern, sich im internen Kollaborationssystem zurechtzufinden. Für die Produktion eines Erklärvideos wird ein detailliertes Skript benötigt. Daraus gehen Informationen hervor, wie der Text für den Sprecher, die Bildideen werden in schriftlicher Form festgehalten und die Länge der Szenen wird festgelegt. Erfahrungsgemäß sollte der Text nicht mehr als 200 Wörter beinhalten bzw. die Vertonung nicht länger als 2 Minuten dauern. 

FAQ-Videos

Es gibt Standardfragen, die von neuen Mitarbeitern häufig gestellt werden. Diese Fragen lassen sich wunderbar in kurzen Videosequenzen beantworten. Idealerweise lassen sie die Fragen von der Person beantworten, die auch in Ihrem Unternehmen Ansprechpartner für das jeweilige Thema (zum Beispiel Lohnbuchhaltung) ist. So lernen neue Mitarbeiter gleich Ihre wichtigsten Kollegen kennen.

Screencasts

Software und den Ablauf von Prozessen im Unternehmen lernen neue Mitarbeiter Schritt für Schritt mit einem Screencast, der durch die einzelnen Anwendungen führt. Mit Hilfe von optischen Hervorhebungen und Texteinblendungen können spezifische Schritte exakt verfolgt und danach selbst in die Tat umgesetzt werden.

Imagefilme

Imagefilme dienen eher indirekt als Onboarding, zielen sie doch eher auf ein emotionales Storytelling ab. Zum Einstieg in die Unternehmensphilosophie und um die wichtigsten Gesichter der Firma kennenzulernen lassen sich Imagefilme jedoch sehr gut einsetzen. So haben neue Mitarbeiter*innen gleich Lust, sich zu vernetzen und tiefer in Ihre Thematiken einzuarbeiten.

Die Onboarding-Videos können den Mitarbeitern per E-Mail zugesendet oder im Intranet des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Ein schneller Zugriff auf die wichtigsten Informationen ist damit auch im Nachhinein jederzeit möglich, ohne langes Gesuche in Ordnern oder anderen Ablagesystemen.

 

Welche Inhalte gehören in eine Onboarding Videoproduktion?

Orientierungshilfen

Auch Orientierungshilfen lassen sich in ein unterhaltsames Video packen. Es kann zeigen, wo sich die Kantine befindet, das die Möglichkeit besteht, sich einer Essens-Gruppe anzuschließen und welche Aktivitäten, Interessenverbände oder Sportgruppen es gibt. Auch Fahrgemeinschaften können für neue Mitarbeiter interessant sein. Wer hilft bei Notfällen und wo befinden sich Fluchtwege. Unangenehmes Nachfragen gehört damit der Vergangenheit an.

Ein kurzes und lustiges Video, das als Anfrage für eine Verabredung zum Essen benutzt werden kann, erleichtert neuen Mitarbeitern den ersten Schritt zur Kontaktaufnahme und sorgt für Auflockerung und Vergnügen im Büroalltag.

Arbeitsunterweisungen per Video

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Mitarbeitern Arbeitsanweisungen in Bezug auf die Sicherheit zu geben. Dazu gehören die Bereiche Arbeitsschutz, Datenschutz und Brandschutz. Für diese Art von Informationen sind Videos ebenfalls bestens geeignet, denn sie sparen nicht nur beim Onboarding Zeit und Geld, sondern sind für alle Mitarbeiter stets verfügbar.
 

Wie funktioniert Onboarding im Homeoffice?

Seit Beginn der Corona-Pandemie ist das Homeoffice zum Hauptarbeitsplatz der meisten Mitarbeiter*innen geworden. Neue Teamstrukturen und Organisation werden benötigt, um einen reibungslosen Ablauf der Arbeit, auch außerhalb des Firmengebäudes, zu gewährleisten. Das Onboarding im Homeoffice erfordert besondere Maßnahmen, denn die Einarbeitung muss komplett digital stattfinden. Trotzdem sollten persönliche Nähe und Teamgefühl von großer Bedeutung sein.
 

Preboarding

Das Preboarding beginnt mit der Prüfung, ob die neuen Mitarbeiter zu Hause über entsprechende Voraussetzungen für ein Homeoffice verfügen. Dazu gehört ein Internetanschluss ebenso wie ausreichend Platz und ein Computer oder Laptop, wenn nötig sogar ein Scanner und Drucker. Alles sollte vor Beginn des ersten Arbeitstages für neue Mitarbeiter zu Hause vorhanden sein.
 

Onboarding-Videoproduktion

Der Einsatz von Videos, der den Onboarding-Prozess unterstützen soll, ist für die Einarbeitung im Homeoffice ebenso wichtig, wie vor Ort im Büro der Firma. Dazu gehört es, neue Mitarbeiter auf einem virtuellen Rundgang durch die Räumlichkeiten des Unternehmens mitzunehmen. Eine entsprechende Videoproduktion findet einmalig statt und ist bei Bedarf einsatzbereit.

Für alle allgemeinen Dinge, die vermittelt werden müssen, lohnt sich die Videoproduktion von Erklärfilmen. Die Teamleiter ersparen sich dadurch, immer wieder das Gleiche zu erklären und können auf individuelle Arbeitsplatzeinweisungen zurückgreifen, die sie neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Das Arbeiten mit dem firmeninternen IT-System kann ebenfalls durch Erklärvideos, wie Screencasts, erlernt werden. Jeder Mitarbeiter erhält damit den gleichen Informationsstand und ist zu Hause genauso gut informiert, wie im Büro.

Noch ein kleiner Tipp am Rande: Neben ausführlichen Erklär- und Vorstellungsvideos, freuen sich neue Mitarbeiter im Homeoffice auch immer über einen Blumenstrauß als Willkommensgeschenk oder eine Überraschungsbox, die nützliche Arbeitsutensilien mit Firmen-Branding enthalten kann. Damit wird gleichzeitig eine Verbindung zum neuen Arbeitgeber geschaffen und Nähe vermittelt. Die Zustellung kann durch einen Kurier oder die Post erfolgen.
 

Kommunikation und Feedback beim Onboarding

Ein persönlicher und regelmäßiger Austausch zwischen Vorgesetzten und neuen Mitarbeitern ist ausschlaggebend für den Aufbau einer langfristigen und vertrauensvollen Zusammenarbeit. Fest vereinbarte Feedbackgespräche in der Onboarding-Phase tragen dazu bei. Neue Mitarbeiter im Homeoffice benötigen stets einen persönlichen Ansprechpartner, der als Tutor fungiert.

Das Telefon sollte möglichst nur für externe Gespräche genutzt werden. Eine firmeninterne Kommunikation per Video-Chats mit Tools, wie Slack oder MS Teams ist persönlicher, schafft Nähe und sollte Standard für alle Mitarbeiter sein. Es fördert eine schnelle Einarbeitung und motiviert, wenn neue Mitarbeiter bei Team-Meetings einbezogen werden.
 

Fazit

Videos können die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr viel leichter und effizienter gestalten. Auch nach der Corona-Pandemie wird das Thema digitale Einarbeitung uns weiterhin beschäftigen, werden doch immer mehr Stellen geschaffen, die im Homeoffice ausgeführt werden können. Zudem ersparen sich Personaler und Teamkollegen viel Zeit bei der Einführung in den Arbeitsalltag.

Hoffentlich konnten wir mit dieser Einführung ins Thema Onboarding per Video schon einige Ihrer Fragen beantworten. Wenn etwas unklar ist oder Sie Hilfe bei der Konzeption ihres Onboarding-Videos benötigen, sprechen Sie uns sehr gerne an. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

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