Datenschutzerklärung
für Geschäftspartner

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, wie und in welchem Umfang wir im Rahmen kommerzieller geschäftlicher Kontakte (z.B. Lieferverträge, Auftragsverträge mit externen Dienstleistern) personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 679/2016 – Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) und anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften verarbeiten.

I. Einführung

„Personenbezogene Daten“ in diesem Sinne sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Identifizierbar wird eine natürliche Person, wenn direkt oder indirekt, beispielsweise aufgrund bestimmter Merkmale, auf die Identität geschlossen werden kann (z. B. die Zuordnung einer IP-Adresse zu einer bestimmten Person durch Abfrage des Anschlusses bei einem Internet Service Provider). Den Begriff der personenbezogenen Daten verwende ich in dieser Datenschutzerklärung so, wie er in Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert ist.

II. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Verantwortliche Stelle ist:

Pictima GmbH
Große Elbstraße 145 B
22767 Hamburg
Deutschland
Tel.: +49 40 / 6077656-10
 
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch über unsere o.g. Adresse mit dem Empfängerzusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder über die folgende

E-Mail-Adresse: datenschutz@pictima.de

III. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Im Rahmen der Durchführung kommerzieller Verträge werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Namen, Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) und sonstige persönliche Daten von Geschäftspartnern oder – wenn es sich hierbei um juristische Personen oder Personenhandelsgesellschaften handelt – deren Mitarbeitern („Kontaktpersonen“);
• Steuerinformationen oder Bankdaten von Geschäftspartnern oder Kontaktpersonen. 

IV. Für welche Zwecke verarbeiten wir die personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten die oben angegebenen personenbezogenen Daten im Zuge der Durchführung von Verträgen (z.B. Lieferverträge, Kooperationsverträge). Wir bahnen Verträge mit Ihnen an, führen diese durch und wickeln sie ab (z.B. Rechnungsstellung, Zahlung). Diese Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zulässig.

V. Woher erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten? Was geschieht, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht mitteilen?

Die von uns erhobenen Daten erhalten wir in der Regel von Ihnen, den Geschäftspartnern. Es kann jedoch vorkommen, dass wir Ihre Daten von Dritten erhalten, z.B. aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister). 

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Tun Sie dies nicht, können wir aber gegebenenfalls keine geschäftliche Beziehung eingehen, da wir bestimmte Daten z.B. aus handels- und steuerrechtlichen Gründen verarbeiten müssen. 

VI. Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten und werden diese in Drittländer übertragen?

Im Rahmen der Vertragsdurchführung erfolgt gegebenenfalls die Weitergabe personenbezogener Daten an interne und externe Dritte. Interne Empfänger sind insbesondere mit der Buchführung befasste Mitarbeiter. Externe Empfänger sind möglicherweise Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte.

Wir setzen außerdem mehrere externe IT-Dienstleister ein, um unsere IT-Infrastruktur zu betreiben. Hierbei handelt es sich in aller Regel um Auftragsverarbeiter. Wir haben entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten insoweit nur im Auftrag und auf Weisung verarbeitet werden. 

Teile der Datenverarbeitung können in Ländern außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden (sog. „Drittländer“). Personenbezogene Daten werden nur dann in Drittländern verarbeitet, wenn für diese ein sog. Angemessenheitsbeschluss vorliegt, oder wir mit den Partnern EU-Standardvertragsklauseln geschlossen haben, um für ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Verarbeitung zu sorgen. Sollte sich der Empfänger in den USA befinden, werden EU-Standardvertragsklauseln in der Regel nicht abgeschlossen, wenn der Empfänger unter dem sog. EU-US Privacy Shield zertifiziert ist.  

VII. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Grundsätzlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies zwingend erforderlich ist. Sobald dies nicht mehr erforderlich ist, werden personenbezogene Daten anonymisiert oder gelöscht.

Wenn ein Vertragsverhältnis abgewickelt wurde, werden wir die Unterlagen in jedem Fall für die Dauer von drei Jahren beginnend mit dem Schluss des Jahres speichern, in dem der Vertrag abgewickelt wurde.

Darüber hinaus müssen wir bestimmte Unterlagen aus handels- und steuerrechtlichen Gründen für eine längere Zeit aufbewahren. Hierin können personenbezogene Daten von Geschäftspartnern und Kontaktpersonen enthalten sein. Die Speicherdauer beträgt in diesem Fall nach § 257 HGB und § 147 AO zwischen sechs und zehn Jahre. 

VIII. Ihre Betroffenenrechte

Nach den Regelungen der DSGVO können Sie, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:

• von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und wenn ja, die näheren Umstände der Datenverarbeitung (Art. 15 DS-GVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person),
• von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen (Art. 16 DS-GVO: Recht auf Berichtigung),
• von uns verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden (Art. 17 DS-GVO: Recht auf Löschung),
• von uns die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18 DS-GVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung),
• im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln; soweit dies technisch machbar ist, übermitteln wir die Daten direkt an den anderen Verantwortlichen (Art. 20 DS-GVO: Recht auf Datenübertragbarkeit),
• jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einlegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG: Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde).

Außerdem haben Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die (i) für die Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, (ii) die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt und uns übertragen wurde, oder (iii) die wir auf Grund unseres berechtigten Interesses verarbeiten, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO: Widerspruchsrecht). In diesem Fall verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
 
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung zu betreiben (Marketing und Business Development), haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen, die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Ihre Einwilligung können Sie auf jedem Kommunikationskanal widerrufen, z.B. per E-Mail an datenschutz@pictima.de. Wenn Sie mir in dieser Nachricht mitteilen, künftig keine E-Mails erhalten zu wollen, werden wir an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse keine Nachrichten mehr versenden. 

Stand: Dezember 2019